Coordinateur(trice) Administratif (F/H)

 

Tu souhaites contribuer à l’ouverture pancanadienne d’une entreprise? Tu veux être sur la première ligne? Tu veux monter ton département, embaucher ton équipe ? Tu aimes le domaine des ventes, l’import-export et le service après-vente ? Tu as de l’expérience dans le domaine médical ou de l’intérêt ? Sebia est une entreprise internationale dans le domaine des équipements et réactifs médicaux à destination des laboratoires d’analyses médicales. Elle cherche un(e) coordonnateur(trice) administratif pour le démarrage et la continuité en collaboration avec la directrice générale pour son bureau de Montréal.

Principale responsabilité

  • Assurer tous les services administratifs pour le Canada en collaboration avec le siège social à Paris.
  • Gérer l’administration des ventes, les exports-imports, la facturation, le service clientèle, les ressources humaines et autres tâches diversifiées.

Les défis qui t’attendent :

Mettre en place le service administratif en collaboration avec la DG:

  • Structurer l’organisation du travail ;
  • Adapter les façons de faire proposées par le siège social à Paris;
  • Participer activement à la création de deux (2) postes et à l’embauche des meilleures personnes;
  • Faire la formation et encadrer les personnes de son équipe.

Prendre en charge les opérations du bureau de Montréal :

  • Faire les achats pour le bureau ;
  • Négocier avec les fournisseurs, véhicules de fonction, mobilier, etc. ;
  • Assurer le suivi et la validation des factures fournisseurs.

Traiter les demandes des clients en collaboration avec les développeur d’affaires :

  • Prendre en charge la réception et le contrôle de la conformité des commandes ;
  • Effectuer la saisie dans le système ERP ;
  • Prendre en charge la facturation aux clients ;
  • Participer activement à la rédaction de certaines sections des soumissions.

Gérer la réception des équipements et réactifs en provenance du siège à Paris et les expéditions aux clients canadiens en collaboration avec le sous-traitant :

  • Faire le suivi des expéditions et classer les documents d’expéditions ;
  • Assurer la traçabilité des équipements et évaluer les fournisseurs;
  • S’assurer que le client est à jour dans ses règlements des commandes en cours.

Organiser les événements de ventes en collaboration avec les équipes ventes et marketing;

  • Prendre en charge la logistique, réservations des vols, des hôtels etc. ;
  • Organiser des réunions et la participation à des salons/foires de ventes dans le domaine médical.

Assurer le suivi des contrats et l’enregistrement des équipements en collaboration avec le service juridique et affaires réglementaires de Paris :

  • Traiter les demandes spéciales de certificats et d’attestations.

Compétences requises

  • AEC dans le domaine des approvisionnements, de la logistique internationale ou autre formation pertinente ;
  • Expérience de 3 à 5 ans, minimum souhaité, dans un poste équivalent ;
  • Parfaite maitrise de l’anglais ;
  • Excellente maitrise des outils Informatiques de la suite Office ;
  • Connaissance de l’ERP Sage X3, un atout.

Qualités recherchées

  • Orienté vers les clients ;
  • Rigueur ;
  • Initiative, autonomie, débrouillardise ;
  • Collaboration internationale ;
  • Esprit d’équipe.

Si tu as de l’intérêt, nous souhaitons te rencontrer. Envoie ton CV sur canada@sebia.com